Rozhodli jsme se pro Vás připravit seriál k problematice přípravy projektové dokumentace pro účely odpočtu na podporu výzkumu a vývoje, zaměřený na doporučení, jak psát jednotlivé kapitoly tohoto klíčového dokumentu.
Dnes pokračujeme s třetí kapitolou – doba trvání projektu, rozpočet projektu a řešitelé projektu.
Zákon o dani z příjmu stanoví, že k projektu výzkumu a vývoje, ke kterému se váže oznámení o záměru odečíst od základu daně odpočet na podporu výzkumu a vývoje, poplatník zpracuje projektovou dokumentaci, ve které uvede oznámený název projektu výzkumu a vývoje a vymezí činnost ve výzkumu a vývoji podle zákona upravujícího podporu výzkumu a vývoje.
Projektová dokumentace má obsahovat:
- cíle projektu, které jsou dosažitelné v době řešení projektu a vyhodnotitelné po jeho ukončení (této komplikované problematice jsme věnovali v druhém díle našeho seriálu)
- dobu řešení projektu, kterou je doba ode dne zahájení do dne ukončení řešení projektu
- předpokládané výdaje v jednotlivých letech řešení projektu od roku, ve kterém bylo podáno oznámení o záměru odečíst od základu daně odpočet na podporu výzkumu a vývoje, a předpokládané celkové výdaje na řešení projektu
- jména všech osob, které ode dne podání oznámení o záměru odečíst od základu daně odpočet na podporu výzkumu a vývoje odborně zajišťují nebo budou zajišťovat řešení projektu s uvedením jejich kvalifikace a formy pracovněprávního vztahu k poplatníkovi
Doba řešení projektu
V tomto odstavci projektové dokumentace uvádíme datum zahájení řešení projektu, tedy uvádíme reálné datum, kdy byl projekt spuštěn, kdy byla započata činnost na řešení projektu, tj. okamžik faktického zahájení vývojových prací (zde je vazba na interní evidenci činností na projektu). Toto datum nijak nesouvisí ani s datumem podání avíza (může být ovšem totožné), ani s datumem zpracování či schválení samotné projektové dokumentace. Datum ukončení řešení projektu – pokud je projektová dokumentace zpracovávána až po skončení projektu, uvádíme reálné datum ukončení projektu, jinak uvádíme předpokládané datum ukončení řešení projektu.
Příklad: Projekt byl reálně zahájen 1. 6. 2022, klient zapomněl včas podat avízo, a podal jej až 1. 11. 2022. V projektové dokumentaci má být uvedeno reálné datum zahájení řešení projektu, tj. 1. 6. 2022. Z technického pohledu (zda jde o VaV) se bude projekt posuzovat jako celek, tj. za celé období jeho řešení (i před avízem). Později podané avízo znamená „pouze“ to, že lze uplatnit náklady vynaložené na řešení tohoto projektu až počínaje dnem 1. 11. 2022, tj. oddělená evidence nákladů bude zpracována pouze za období od 1. 11. 2022.
Nejčastější pochybení: Uvedení zahájení nebo ukončení projektu jinak než konkrétním datumem: např. „Ukončení projektu se očekává v 3. kvartálu 2022.“
Rozpočet projektu
V této kapitole uvádíme předpokládané výdaje na projektu v jednotlivých letech řešení projektu a předpokládané celkové výdaje na řešení projektu.
Doporučujeme uvést také rozdělení výdajů po jednotlivých relevantních druzích/typech (mzdové náklady, materiál, odpisy majetku), a to v členění jak po jednotlivých letech, tak celkové (formou tabulky apod.) Zákon tuto povinnost sice explicitně nestanoví, nicméně nepřímo vyplývá z výkladového požadavku finanční správy, že by měl být k dispozici podklad/kalkulace, jak daný rozpočet vznikal (tudíž rovněž i toto členění je nutné tak jako tak udělat). Zkušenosti z daňových kontrol jednoznačně ukazují, že toto rozdělení dle druhů výdajů finanční úřady očekávají, že v projektové dokumentaci bude uvedeno, resp. pokud tam je, generuje to „dobrý dojem“ (což je žádoucí), a pokud to tam naopak není, tak se o dost zvyšuje pravděpodobnost, že tímto směrem padají dotazy, finanční úřad více „pátrá“, jak tedy byl rozpočet kalkulován atd.
Zákon o dani z příjmu dále uvádí „od roku, ve kterém bylo podáno oznámení o záměru odečíst od základu daně …“ – neboli pokud např. by byl projekt zahájen v roce 2020, ale avízo by bylo podáno až v roce 2021, uvádíme předpokládané výdaje od roku 2021 (tj. rok 2020 vynecháme). Současně, tím, že zákon říká „od roku, ve kterém bylo podáno …“ (tj. nikoli od okamžiku, kdy bylo podáno), uvádíme předpokládané výdaje pro celý daný rok, ve kterém bylo avízo podáno, nikoli např. pouze pro část daného roku od podání avíza (současně ale pochopitelně stále platí, že výdaje vynaložené před podáním avíza nemohou být zahrnuty do odpočtu).
Nejčastější pochybení: Rozpočet není uveden na veškeré roky trvání projektu (chybné či neúplné rozdělení po letech).
Řešitelé projektu
V této části projektové dokumentace uvádíme výčet všech osob, které se na řešení projektu podílely a nebo budou podílet (budoucí – ty které známe v okamžiku schválení projektové dokumentace).
U každé osoby musíme uvést její kvalifikaci. Kvalifikace je pomocí praxe nebo učení nabytá schopnost či dovednost, bývá často formálně doložena nějakým certifikátem, zkouškou nebo osvědčením = profesní kvalifikace. Profesní kvalifikaci doporučujeme vždy současně doplnit o informaci ohledně dosaženého stupně vzdělání vč. zaměření, tím je doložena i kvalifikace v rovině „vzdělání“ (např. ČVUT, obor strojírenství, titul Ing.)
Příklady profesní kvalifikace:
- Strojírenský konstruktér
- Elektromechanik
- Elektrotechnik
- Chemik
- Programátor
- Technolog zpracování plastů
Správné uvedení kvalifikace: Strojírenský konstruktér; ČVUT, obor strojírenství, titul Ing.
Nedostatečné uvedení kvalifikace: Vedoucí projektu, projektový manažer, obchodní manažer. (obchodní pozice jsou obecně nevhodné – možná devalvace projektu a/nebo činností daného řešitele, zvýšený zájem finančního úřadu o výkazy práce takového řešitele apod.)
U každé osoby musíme doložit formu pracovněprávního vztahu. Možnosti jsou: pracovní poměr, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti. Specifickým případem jsou situace, kdy je členem řešitelského týmu statutární orgán firmy (jednatel, člen představenstva apod.) – zde je třeba ověřit, na základě jaké smlouvy v dané firmě dotyčný/dotyčná působí, může to být i jedna z variant viz výše, ale je možné že půjde o jiný typ smlouvy, např. smlouva o výkonu funkce jednatele či smlouva o výkonu funkce člena představenstva (pak je třeba uvést daný odpovídající typ smlouvy).
Osoby, které na projektu pracují na „IČO“ do projektové dokumentace vůbec uvádět nemusíte. Náklady na takové osoby nejsou uplatnitelným nákladem do odpočtu na VaV, protože se jedná o náklad na nakoupenou službu, což je dle zákona neuplatnitelný náklad. Zde upozorňujeme i na skutečnost, že pokud většina, nebo většina hlavních odborných řešitelů projektu VaV pracuje na „IČO“, tak se můžete reálně dostat do situace, kdy technické nejistoty projektu reálně překonává „jiný subjekt“ (tedy řešitel/é na „IČO“) než je Vaše společnost, a tím ztrácíte nárok na využití odpočtu na VaV jako celku.
Náš seriál k problematice projektové dokumentace pro účely využití odpočtu na podporu výzkumu a vývoje zveřejňujeme na našich webových stránkách a také na LinkedIn. První díl seriálu se věnoval úvodu do problematiky, obecním doporučením, vazbě na avízo a lhůtám. Druhý díl seriálu se věnoval tomu jak napsat vyhodnotitelné a dosažitelné cíle projektu VaV.
Další díl seriálu o projektové dokumentaci zveřejníme 15.5.2023 a bude se týkat problematiky definice způsobu kontroly a hodnocení projektu VaV.
Tento seriál završíme dne 17.5. webinářem: Projektová dokumentace – Typická rizika, zkušenosti z kontrol, který Vám přinese cenné poznatky z konkrétních daňových kontrol projektové dokumentace k odpočtu na podporu VaV. Na webináři budete mít prostor položit našim specialistům i Vaše konkrétní dotazy.
Proč odpočet na výzkum a vývoj uplatňovat s Ayming
Ayming se na odpočet na podporu VaV specializuje a s přípravou projektových dokumentací má mnoho zkušeností. Zároveň má Ayming detailní přehled o aktuálních judikátech i o aktuálních postupech finančních úřadů.
Nabízíme expertízu, zkušenosti a garance. Jsme dlouholetý specialista na odpočet na výzkum a vývoj. Naši konzultanti pro inovace se specializují na technické aspekty odpočtu na VaV, znají legislativu, judikáty i praxi.
