Rozhodli jsme se pro Vás připravit seriál k problematice přípravy projektové dokumentace, zaměřený na doporučení, jak psát jednotlivé kapitoly tohoto klíčového dokumentu.
Dnes začínáme s prvním dílem – úvod do problematiky, obecná doporučení, vazba projektové dokumentace na avízo a lhůty.
Úvod do problematiky
Zákon o dani z příjmu, § 34c, stanoví, že k projektu výzkumu a vývoje, ke kterému se váže oznámení o záměru odečíst od základu daně odpočet na podporu výzkumu a vývoje, poplatník zpracuje projektovou dokumentaci, ve které uvede oznámený název projektu výzkumu a vývoje a vymezí činnost ve výzkumu a vývoji podle zákona upravujícího podporu výzkumu a vývoje. Dále je pak v tomto paragrafu stanoven povinný konkrétní obsah projektové dokumentace, který je nutné dodržet a žádnou z požadovaných kapitol / informací nevynechat.
Hned na úvod je dobré zdůraznit, že projektová dokumentace ve vztahu k daňové kontrole, tj. k finančnímu úřadu, „prodává“ projekt výzkumu a vývoje, který k odpočtu na VaV uplatňujete, věnujte ji tedy prosím maximální péči! Jedná se o klíčový dokument, který bude ze strany finanční správy posuzován z pohledu nároku na odpočet na podporu výzkumu a vývoje. První dojem čtenáře, který projekt nezná, je v tomto ohledu tedy velmi důležitý, a to jak z pohledu technického (přesvědčit čtenáře o tom, že jde evidentně o výzkum a vývoj), tak z pohledu srozumitelnosti a jasnosti všech částí dokumentu. Projektová dokumentace by tedy neměla být vágní, neurčitá, stručná, neměla by v čtenáři vyvolávat otázky nebo dokonce pochybnosti (například o tom, zda se vůbec jedná o výzkum a vývoj), skutečnosti v ní uvedené musí odpovídat realitě.
Projektová dokumentace již není ryze prospektivní dokument (na rozdíl od předchozí legislativy, kdy se projekt výzkumu a vývoje schvaloval před zahájením řešení projektu výzkumu a vývoje). Výhodou je, že mohu a mám při jejím zpracování pracovat s informacemi ohledně již fakticky běžícího projektu (případně dokonce již skončeného), v projektové dokumentaci tedy má být reflektována již známá realita. Nevýhodou je skutečnost, že v případě, že by projektová dokumentace obsahovala nedostatečné informace, či dokonce neodpovídající dosavadnímu průběhu projektu (za období do jejího zpracování), již nemohu vůči finančnímu úřadu namítat „prospektivnost“ dokumentu, tj. že jsem pracoval při jeho zpracování pouze s předpoklady.
Projektovou dokumentaci již nemusí podepisovat výhradně statutární orgán firmy (jednatel, předseda představenstva apod.; dle způsobu podepisování dle obchodního rejstříku), nicméně stále silně doporučujeme, aby projektová dokumentace byla podepisována statutárním orgánem. Důvodem je jednoznačná právní jistota, že je podpis v pořádku, a tudíž eliminace možných sporů s finančním úřadem, zda je daný podpis na základě konkrétní plné moci v pořádku (tj. např. rozporování textace plné moci, její platnosti pro tento úkon apod.).
Vazba na avízo
Název projektu výzkumu a vývoje uvedený v projektové dokumentaci musí přesně korespondovat s názvem uvedeným v „avízu“ (tedy v tzv. oznámení o záměru odečíst od základu daně odpočet na podporu výzkumu a vývoje). Platí zde zásada jedno avízo (jeden avizovaný projekt) = jedna projektová dokumentace. Sepsat jednu projektovou dokumentaci pro vícero projektů, a tedy pro vícero avíz, je nesprávný postup.
Také zde upozorňujeme na skutečnost, že koncipovat avízo, a tedy i projektovou dokumentaci na tzv. „umbrella projekt“ (tedy obecný projekt seskupující pod sebe vícero dalších samostatných projektů) je nesprávný postup, který již v minulosti opakovaně vedl k doměření daně.
Pro úplnost informací podotýkáme, že podání avíza nezakládá samo o sobě povinnost projektovou dokumentaci zpracovat (tj. podané avízo nemusí být využito, pak pouze není uplatňován odpočet VaV).
Termíny pro zpracování a schválení projektové dokumentace
Odpočet na podporu výzkumu a vývoje související s oznámeným projektem výzkumu a vývoje lze odečíst od základu daně nejdříve za období, pro které je ve lhůtě pro podání řádného daňového přiznání schválena projektová dokumentace. Projektová dokumentace musí být v této lhůtě schválena i v případě, že v takovém období nelze odpočet na podporu výzkumu a vývoje odečíst z důvodu nízkého základu daně nebo daňové ztráty.
Zákon tedy nestanoví pevný/fixní termín, kdy přesně musí být projektová dokumentace zpracována/schválena, tj. na rozdíl od dřívější zákonné úpravy zde není vazba „schválení v daném termínu = OK“, „schválení později = odpočet padá, projekt vůbec nelze uplatnit“. Současně ovšem platí, že odpočet na určitý konkrétní projekt lze uplatnit nejdříve za období, pro které byla ve lhůtě pro podání řádného daňového přiznání zpracována/schválena příslušná projektová dokumentace, tj. např. pro uplatnění odpočtu v daňovém přiznání za rok 2022 musí být příslušná projektová dokumentace zpracována/schválena ve lhůtě pro podání tohoto přiznání (či může být schválena kdykoli předtím). Výše uvedené ovšem neznamená, že pokud projektová dokumentace na konkrétní běžící a již avizovaný projekt není zpracována/schválena ve lhůtě pro podání příslušného daňového přiznání (např. tedy přiznání za rok 2022), že možnost uplatnit daný projekt do odpočtu na VaV celkově padá -> nikoli, ztrácím tím (ovšem definitivně) náklady vynaložené na projekt v příslušném roce (zde tedy v roce 2022), pokud ovšem ve lhůtě pro podání daňového přiznání za následující rok bude projektová dokumentace již zpracována/schválena, lze odpočet počínaje daňovým přiznáním za tento rok začít uplatňovat.
Lhůta pro podání řádného daňového přiznání je 1. 7. pro společnosti, které mají povinný statutární audit a/nebo jim přiznání zpracovává a podává daňový poradce; jinak je tato lhůta 1. 4. (u společností, které nemají povinný audit); společnosti s hospodářským rokem (tj. účetním/zdaňovacím obdobím jiným než kalendářní rok) pak mají lhůtu pro podání přiznání dle svého konkrétního období. Pozor, tím, že zákon říká „ve lhůtě pro podání řádného daňového přiznání“ (nikoli tedy např. „do podání řádného daňového přiznání“), je tedy jedno, kdy je dané přiznání poplatníkem fakticky podáno -> neboli, pokud by např. poplatník přiznání nestihl včas připravit a podat, a zpozdil by se o měsíc, přiznání by tedy např. podal místo 1. 7. až 1. 8., neznamená to, že by projektová dokumentace mohla být schválena rovněž později, zde v tomto případě až do 1. 8. (tj. tato by i tak musela být schválena nejpozději 1. 7.).
Další díl seriálu o projektové dokumentaci zveřejníme 2.5.2023 a bude se týkat cíle projektu výzkumu a vývoje – jak napsat vyhodnotitelné a dosažitelné cíle projektu.
Seriál pak bude pokračovat:
9.5. 3 díl: Doba trvání projektu, řešitelé projektu a rozpočet projektu
15.5. 4 díl: Jak definovat způsob kontroly a hodnocení projektu VaV
17.5. Webinář: Projektová dokumentace – Typická rizika, zkušenosti z kontrol
Proč odpočet na výzkum a vývoj uplatňovat s Ayming
Ayming se na odpočet na podporu VaV specializuje a s přípravou projektových dokumentací má mnoho zkušeností. Zároveň má Ayming detailní přehled o aktuálních judikátech i o aktuálních postupech finančních úřadů.
Nabízíme expertízu, zkušenosti a garance. Jsme dlouholetý specialista na odpočet na výzkum a vývoj. Naši konzultanti pro inovace se specializují na technické aspekty odpočtu na VaV, znají legislativu, judikáty i praxi.
